Documenten

Met documentbeheer in Tillor kun je bestanden koppelen aan klanten of tijdelijk bewaren in de centrale documentenlijst. Denk aan verzekeringspolissen, contracten, vergunningen en andere bijlagen die je bij een dossier wilt bewaren.

Documenten bij een klant

Documenten bekijken

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Open het profiel van de gewenste klant.
3. Klik op het tabblad Documenten.
4. Je ziet een lijst met alle documenten die aan deze klant zijn gekoppeld.
5. Klik op een document in de lijst om het direct naast de lijst te bekijken in het voorbeeldpaneel.

Een document downloaden of verwijderen

Naast elk document in de lijst staan drie knoppen:

• Preview (oogpictogram): Laadt het document in het voorbeeldpaneel rechts.
• Download (downloadpictogram): Slaat het bestand op je computer op.
• Verwijderen (prullenbakpictogram): Verwijdert het document na bevestiging.

Een document verwijderen

1. Klik op het prullenbakpictogram naast het document.
2. Bevestig de verwijdering in het dialoogvenster door op Verwijderen te klikken, of annuleer met Annuleren.

De centrale documentenlijst

Naast documenten bij klanten heeft Tillor een centrale documentenlijst. Hier verschijnen bestanden die nog niet aan een klant zijn gekoppeld, bijvoorbeeld documenten die via e-mail zijn binnengekomen.

De centrale lijst openen

Ga naar Administratie in het navigatiemenu en klik op Documenten.

Een document uploaden

1. Ga naar Documenten onder Administratie.
2. Sleep een bestand naar het uploadgebied, of klik op Selecteer bestand.
3. Het bestand wordt automatisch opgeslagen en verschijnt als een nieuw item in de lijst.

Je kunt ook een document insturen via een speciaal e-mailadres. Dit adres staat vermeld in het uploadgebied. Stuur het bestand als bijlage naar dat adres - het document verschijnt dan automatisch in de centrale documentenlijst.

Ondersteunde bestandstypen

Je kunt de volgende bestandstypen uploaden:

• PDF
• Word-documenten (.doc, .docx)
• Excel-bestanden (.xls, .xlsx)
• PowerPoint-presentaties (.ppt, .pptx)
• Afbeeldingen (JPEG, PNG, GIF)
• Tekstbestanden (.txt)

De maximale bestandsgrootte is 50 MB per bestand.

Een document koppelen aan een klant

Elk document in de centrale lijst wordt getoond naast een bewerkingsformulier. Vul de gewenste velden in en sla op om het document te koppelen:

1. Ga naar Documenten onder Administratie.
2. Open het formulier naast het gewenste document.
3. Vul de velden in:
   • Documentnaam: De naam van het document.
   • Toewijzen aan Klant: Selecteer de klant waaraan dit document hoort (optioneel).
   • Verzekeringsvervaldatum: De datum waarop een verzekering of vergunning verloopt (optioneel).
   • Opmerkingen: Vrije notities bij het document (optioneel).
4. Klik op Wijzigingen Opslaan.

Zodra een document aan een klant is gekoppeld, verdwijnt het uit de centrale lijst en is het terug te vinden op het tabblad Documenten van dat klantprofiel.

AI-suggesties bij documenten

Wanneer je een PDF uploadt, analyseert Tillor de inhoud automatisch op de achtergrond. Op basis van die analyse kan het systeem een klant voorstellen die overeenkomt met de tekst in het document.

Voorgestelde klant

Als Tillor een naam herkent die overeenkomt met een klant in jouw administratie, verschijnt er naast het veld Toewijzen aan Klant een suggestieknop. De knop toont de naam van de voorgestelde klant en een percentage dat aangeeft hoe zeker het systeem is.

Klik op de suggestieknop om de klant direct over te nemen, of kies zelf een andere klant uit de lijst.

Verzekeringsvervaldatum

Als je een Verzekeringsvervaldatum hebt ingesteld voor een document, toont Tillor dit op de documentkaart onder het label Geldig tot:

• Normale weergave: De datum wordt getoond als gewone tekst.
• Verloopt binnenkort (binnen 30 dagen): De datum wordt gemarkeerd als waarschuwing.
• Verlopen: De datum wordt als foutmelding gemarkeerd.

Zo zie je in één oogopslag welke documenten aandacht nodig hebben.