Klantenbeheer

Het klantenbeheersysteem helpt je bij het beheren van alle klantgegevens op één centrale plek.

Een nieuwe klant toevoegen

Stap-voor-stap workflow

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu
2. Klik op de knop "Nieuwe klant" (rechtsboven)
3. Je ziet een formulier met verschillende velden:
   • Persoonlijke gegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer
   • Adresgegevens: Straat, huisnummer, postcode, stad, land
   • Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, BTW-nummer (optioneel)
   • Extra informatie: Notities, voorkeuren, etc.
4. Vul de gegevens in
5. Klik op "Opslaan" om de klant toe te voegen

Wat gebeurt er na het toevoegen?

• De klant verschijnt direct in je klantenlijst
• Je kunt direct een factuur aanmaken voor deze klant
• Je kunt reserveringen koppelen aan deze klant
• Alle toekomstige interacties worden gelogd in het klantprofiel

BTW-nummer validatie

Wanneer je een BTW-nummer invult voor een zakelijke klant:

1. Voer het BTW-nummer in (bijvoorbeeld: NL123456789B01)
2. Het systeem controleert automatisch of het nummer geldig is
3. Als het nummer geldig is:
   • De officiële bedrijfsnaam wordt automatisch opgehaald
   • Het adres wordt automatisch ingevuld
   • Je ziet een groene vinkje bij het BTW-nummer
4. Als het nummer ongeldig is:
   • Je ziet een waarschuwing
   • Je kunt het nummer corrigeren of zonder BTW-nummer doorgaan

Waarom BTW-validatie?

• Automatische gegevens: Je hoeft niet alles handmatig in te voeren
• Foutpreventie: Voorkomt fouten in facturen
• Compliance: Zorgt voor correcte BTW-afhandeling

Klantprofiel bekijken

Wanneer je op een klant klikt, zie je een overzichtspagina met:

Overzicht

• Alle basisgegevens van de klant
• Snelle acties (factuur aanmaken, betaling registreren, etc.)

Tabbladen

Facturen

• Overzicht van alle facturen die naar deze klant zijn verzonden
• Status van elke factuur (openstaand, betaald, geannuleerd)
• Totaal openstaand bedrag

Betalingen

• Volledige betalingsgeschiedenis
• Welke facturen zijn betaald en wanneer
• Openstaande bedragen

Reserveringen

• Alle boekingen van deze klant
• Huidige en toekomstige reserveringen
• Geschiedenis van verblijven

Documenten

• Opgeslagen contracten
• Bijlagen en documenten
• Certificaten en vergunningen

Notities

• Interne notities over de klant
• Gespreksgeschiedenis
• Belangrijke informatie

Klantgegevens bewerken

Gegevens aanpassen

1. Open het klantprofiel
2. Klik op de knop "Bewerken" (rechtsboven)
3. Pas de gewenste velden aan
4. Klik op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan

Wat kun je aanpassen?

• Alle persoonlijke en bedrijfsgegevens
• Contactinformatie
• Adresgegevens
• Factureringsinstellingen
• Toegangsrechten en voorkeuren

Klanten zoeken en filteren

Zoeken

Bovenaan de klantenlijst vind je een zoekbalk:

• Typ een naam, e-mailadres of kenteken
• Resultaten worden direct getoond terwijl je typt

Filteren

Je kunt filteren op:

• Status: Actief, inactief, geblokkeerd
• Type: Particulier, zakelijk
• Openstaand bedrag: Klanten met openstaande facturen
• Laatste activiteit: Recent actieve klanten

Veelvoorkomende scenario's

Scenario: Nieuwe klant boekt voor het eerst

1. Klant belt of boekt online
2. Je voegt de klant toe in Tillor
3. Je maakt een reservering aan en koppelt deze aan de klant
4. Het systeem genereert automatisch een factuur
5. Klant ontvangt toegang via nummerplaatherkenning

Scenario: Klantgegevens wijzigen

1. Klant belt met nieuwe adresgegevens
2. Je opent het klantprofiel
3. Je klikt op "Bewerken"
4. Je past het adres aan
5. Wijzigingen worden automatisch gebruikt voor nieuwe facturen