Facturen

Het factuurmodule is het centrale punt voor al je facturatie. Hier maak je nieuwe facturen aan, voeg je regelitems toe, boek je ze definitief in en verwerk je betalingen.

Overzicht van de facturenlijst

Ga naar Administratie > Facturen om een overzicht te zien van alle facturen in het systeem. Bovenaan de pagina zie je vier statistieken:

• Totaal facturen - het totale aantal facturen in het systeem
• Openstaande facturen - geboekte facturen die nog (gedeeltelijk) onbetaald zijn
• Vervallen facturen - openstaande facturen waarvan de betaaldatum verstreken is
• Totaal openstaand bedrag - de som van alle openstaande bedragen

Zoeken en filteren

Gebruik de zoekbalk om te zoeken op factuurnummer, klantnaam of e-mailadres. Daarnaast kun je de lijst verfijnen via de filteropties:

• Periode - filter op factuurdatum of vervaldatum
• Status - concept of geboekt
• Betaalstatus - onbetaald, gedeeltelijk betaald of betaald
• Klanttype - particulier of zakelijk
• Klant - filter op een specifieke klant
• Product - toon alleen facturen met een bepaald product
• Bedrag - filter op een minimaal of maximaal factuurbedrag

Een nieuwe factuur aanmaken

Vanuit de facturenlijst

Je maakt facturen aan vanuit een klantprofiel. Open het klantprofiel en klik op "Nieuwe factuur". Het systeem maakt direct een conceptfactuur aan en opent de factuurpagina.

Vanuit een klantprofiel

1. Ga naar Klanten en open het profiel van de gewenste klant
2. Klik op de knop "Nieuwe factuur" op de klantpagina
3. Je wordt doorgestuurd naar de nieuwe conceptfactuur

Factuurregels toevoegen en bewerken

Op de factuurpagina zie je een tabel met regelitems. Zolang de factuur de status Concept heeft, kun je de inhoud vrij aanpassen.

Een nieuw regelitem toevoegen

1. Klik op de lege rij onderaan de tabel (het gemarkeerde invulveld)
2. Selecteer optioneel een product uit de productlijst - beschrijving en prijs worden dan automatisch ingevuld
3. Vul of pas aan:
   • Beschrijving - omschrijving van de post
   • Aantal - het aantal eenheden
   • Prijs (incl. BTW) - de eenheidsprijs inclusief BTW
4. Het totaal per regel wordt automatisch berekend

Regelitems herschikken of verwijderen

• Gebruik de pijltjesknoppen om de volgorde van regelitems aan te passen
• Klik op het prullenbak-icoon rechts van een rij om een regelitem te verwijderen

Notitie toevoegen

Onder de tabel kun je een notitie invoeren. Deze tekst verschijnt op de factuur zelf en is zichtbaar voor de klant.

Automatisch opslaan

Wijzigingen in een conceptfactuur worden automatisch opgeslagen terwijl je typt. Je kunt ook handmatig opslaan via de knop "Opslaan" of annuleren via "Annuleren" om terug te keren naar de vorige staat.

Statussen van een factuur

Elke factuur heeft twee soorten statussen die samen het volledige beeld geven.

Factuurstatus

Betaalstatus

Een factuur boeken

Wanneer de factuur klaar is, boek je hem definitief in.

1. Controleer alle regelitems en de notitie
2. Klik op de knop "Boeken"
3. Het systeem:
   • Kent een definitief, oplopend factuurnummer toe
   • Stelt de factuurstatus in op Geboekt
   • Berekent eventuele afrondingsverschillen automatisch bij

Belgische bedrijven en Peppol

Boek je een factuur voor een Belgische klant met een BTW-nummer? Dan is het vereist dat er een Peppol-ontvanger-ID ingesteld is in de factuurinstellingen van de klant voordat je kunt boeken. Je kunt dit instellen via het klantprofiel.

Een factuur versturen

Na het boeken kun je de klant op de hoogte stellen van de factuur.

Factuurmelding versturen

1. Open de geboekte factuur
2. Klik op de knop "Versturen"
3. Bevestig de verzending in het venster dat verschijnt
4. Kies via welke kanalen je wilt versturen:
   • E-mail - de klant ontvangt een e-mail met de factuur als bijlage
   • SMS - de klant ontvangt een sms-bericht (indien beschikbaar)

Herinnering versturen

Wanneer een factuur al verstuurd is maar nog niet betaald:

1. Open de factuur
2. Klik op het pijltje naast de knop "Versturen" en kies "Herinnering versturen"
3. Bevestig de herinnering in het dialoogvenster
4. Kies de kanalen (e-mail en/of sms) - sms staat standaard aan bij herinneringen

Een betaling registreren

Geboekte facturen met een openstaand bedrag kunnen worden voldaan via het betaaldialoogvenster.

1. Open de geboekte factuur
2. Klik op de knop "Betaling registreren"
3. Selecteer een betaalmethode:
   • Terminal - stuurt de betaalaanvraag naar een aangesloten betaalterminal
   • Interne overboeking - verplaatst het bedrag naar een andere factuur van dezelfde klant
   • Contant - registreer een contante betaling
   • Bankoverschrijving - registreer een ontvangen overschrijving
   • SEPA-incasso - voer een automatische incasso uit via een actief mandaat
4. Vul het bedrag in (standaard het volledige openstaande bedrag) of kies snel 25%, 50%, 75% of 100%
5. Voeg een optionele opmerking toe
6. Klik op "Voer betaling uit"

Betaling toewijzen vanuit een synced rekening

Zijn er inkomende betalingen binnengekomen via een gekoppelde rekening? Dan kun je die toewijzen via het actie-menu rechtsboven op de factuurpagina: klik op de drie stippen en kies "Betaling toewijzen".

Een factuur afdrukken of downloaden

Op elke factuurpagina vind je de printknop.

• Afdrukken - opent een afdrukvenster in de browser
• Downloaden als PDF - slaat de factuur op als PDF-bestand
• Versturen naar printer - stuurt de factuur direct naar een aangesloten desktopprinter of thermische printer
• Bekijken op tablet - stuurt de factuur-PDF naar een gekoppelde tablet zodat de klant hem kan bekijken

Geavanceerde acties

Via het actiemenu (de drie stippen rechtsboven op de factuurpagina) vind je aanvullende opties.

Persoonlijke betaallink kopiëren

Genereer een unieke betaallink voor de klant en kopieer die naar het klembord. Je kunt deze link dan zelf delen via een eigen kanaal (WhatsApp, e-mail buiten Tillor, etc.).

Factuur kopiëren

Maak een nieuw concept aan met dezelfde regelitems als de huidige geboekte factuur. Handig als je snel een vergelijkbare factuur wilt opstellen.

Factuur tegenboeken (creditnota)

Maak een creditnota aan die de huidige geboekte factuur corrigeert. Er wordt een nieuw concept aangemaakt met negatieve bedragen voor alle regelitems. Na controle kun je dit concept ook boeken.

Doorsturen naar boekhoudsoftware

Stuur de factuur handmatig door naar de gekoppelde boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Admisol). Dit is normaal gesproken automatisch, maar via dit menu kun je de overdracht ook handmatig opnieuw uitvoeren.

Herberekenen

Bereken de factuurbestanden en totalen opnieuw. Gebruik dit als je vermoedt dat er een discrepantie is in de bedragen.

Terugzetten naar concept

Heb je een factuur geboekt maar moet je er toch iets aan wijzigen? Dan kun je hem onder bepaalde voorwaarden terugzetten naar concept.

Voorwaarden:

• De factuur is geboekt
• Er zijn nog geen notificaties (e-mail of sms) verstuurd
• De factuur is niet via Peppol verstuurd
• De factuur is jonger dan 7 dagen

Klik op de knop "Terugzetten naar concept" en bevestig de actie in het bevestigingsvenster. Het oorspronkelijke factuurnummer wordt bewaard als referentie. Nadat je de aanpassingen hebt gedaan, kun je de factuur opnieuw boeken - het systeem kent dan een nieuw oplopend factuurnummer toe.

Facturen per klant bekijken

Naast het centrale factuuroverzicht kun je ook per klant alle facturen inzien.

1. Ga naar Klanten en open het klantprofiel
2. Klik op het tabblad "Facturen"
3. Je ziet een overzicht van alle facturen van deze klant, inclusief status, bedrag en betaalstatus