Reserveringen

Het reserveringssysteem geeft je een volledig overzicht van alle verblijven op je park. Je registreert hier wie er wanneer komt, op welk terrein, met welk accommodatietype en hoeveel gasten. Vanuit een reservering kun je ook de check-in afhandelen en facturen raadplegen.

Overzicht van alle reserveringen

Ga naar Reserveringen in het hoofdmenu om de tijdlijnweergave te openen. Je ziet alle reserveringen gegroepeerd per plaatstype (zoals Huurcaravans, Jaarplaatsen en Tijdelijke plaatsen), uitgezet over een kalender. Zo zie je in één oogopslag welke plaatsen bezet zijn en wanneer.

Een nieuwe reservering aanmaken

Je maakt een nieuwe reservering aan vanuit het klantprofiel:

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu
2. Open het gewenste klantprofiel
3. Ga naar het tabblad Reserveringen
4. Klik op "Nieuwe reservering"
5. Vul het reserveringsformulier in (zie hieronder)
6. Klik op "Opslaan" om de reservering aan te maken

Het reserveringsformulier

Datums en verblijfsduur

• Inchecken: Kies de aankomstdatum via de datumkiezer
• Uitchecken: Kies de vertrekdatum. Nadat je de incheckdatum hebt gekozen, opent de uitcheckdatumkiezer automatisch. De vertrekdatum moet altijd na de aankomstdatum liggen
• Aantal nachten: Wordt automatisch berekend op basis van de gekozen datums

Aantallen

Geef het aantal gasten op per categorie:

• Volwassenen (minimaal 1)
• Kinderen
• Peuters

Gebruik de plus- en minknoppen om het aantal aan te passen.

Accommodatie en terrein

• Acommodatie: Kies het type verblijf - Tent, Caravan, Mobilhome of Camper
• Terrein: Kies een specifiek terrein als de gast een voorkeur heeft. Als er geen voorkeur is, laat je dit veld leeg

Nummerplaten

Voeg de nummerplaten van de gast toe. Dit is belangrijk voor de automatische toegangscontrole bij de parkeerplaats en slagboom.

1. Typ een nummerplaat in het invoerveld
2. Druk op Enter om de plaat toe te voegen
3. Herhaal dit voor elke nummerplaat

Toegevoegde nummerplaten worden zichtbaar onder het invoerveld. Klik op het kruisje op een plaat om deze te verwijderen.

Notities

Gebruik het notitieveld voor interne opmerkingen over de reservering, zoals speciale wensen of afspraken. Deze notities worden op geen enkele wijze gedeeld met de klant.

Communicatie voorkeuren

Bepaal hoe Tillor communiceert met de klant over deze reservering:

• Automatische bevestigingsmail: Stuur een automatische bevestigingsmail na het maken van de reservering
• Online betaling: Sta toe dat de klant de reservering online kan betalen
• Communicatie toestemming: De klant wil door het systeem worden gecontacteerd over reserveringen, facturen en aanbiedingen
• Marketing toestemming: De klant geeft expliciet toestemming voor het ontvangen van marketing communicatie (GDPR/AVG vereiste)

Een reservering bekijken en bewerken

Vanuit het klantprofiel (tabblad Reserveringen) klik je op een reservering om de detailpagina te openen. Op deze pagina vind je:

• Reserveringsdetails (linkerkant): Het volledige formulier met alle gegevens onder de koptekst "Reserveringsdetails". Je kunt elk veld aanpassen en de wijzigingen opslaan met de knop "Opslaan". Met "Annuleren" herstel je de oorspronkelijke waarden
• Acties voor reservering (rechterkant): Snelle acties voor deze reservering
• Facturen (rechterkant): Een overzicht van alle facturen die gekoppeld zijn aan deze reservering

Elke reservering heeft een uniek Reserveringsnummer dat automatisch wordt aangemaakt. Dit nummer kun je niet aanpassen.

Acties voor een reservering

Op de detailpagina van een reservering staan een aantal acties die je direct kunt uitvoeren:

• Inchecken: Registreer de aankomst van de gast
• Stuur bevestigingsformulier naar klant (SMS): Stuur een sms naar de gast met een bevestigingsformulier
• Reservering annuleren: Annuleer de reservering
• Reservering bevestigen: Bevestig de reservering handmatig

Reserveringen via het klantprofiel

Alle reserveringen van een klant zijn ook zichtbaar via het klantprofiel:

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu
2. Open het gewenste klantprofiel
3. Klik op het tabblad Reserveringen

Hier zie je een overzicht van alle reserveringen van die klant. Klik op een reservering om de details te bekijken en te bewerken.