Taken

Met het takensysteem houd je werkzaamheden bij en wijs je ze toe aan de juiste teamleden. Taken zijn georganiseerd in takenlijsten, zodat je snel overzicht hebt van wat er gedaan moet worden en door wie.

Taken bekijken

Je vindt taken op deze plekken:

• Dashboard - op het startscherm staat Taken voor jou met taken die aan jou zijn toegewezen
• Taken - pagina met alle takenlijsten (/tasks in de URL van je organisatie). Deze pagina staat niet in het zijmenu
• Klanten > [klant] > Taken - taken gekoppeld aan een klant

Op de Taken-pagina zie je een bord met alle takenlijsten naast elkaar. Bij veel lijsten scroll je horizontaal door het bord.

Elke takenlijst toont de bijbehorende taken met:

• De taaknaam
• De huidige status
• Een eventuele deadline
• Een herhaalbadge als de herinnering een schema heeft (bijvoorbeeld Dagelijks of Herhaalt elke ma.)
• Labels (als die zijn ingesteld)
• De toegewezen teamleden

Als er nog geen takenlijsten zijn, zie je Geen takenlijsten met de melding Maak een takenlijst aan om te beginnen.

Takenlijsten en taken aanmaken

Takenlijst aanmaken

Op de Taken-pagina klik je op Nieuwe takenlijst, helemaal rechts op het bord. Vul een naam en optioneel een beschrijving in en klik op Aanmaken.

Taak aanmaken

In een takenlijst klik je op + bovenaan of op Nieuwe taak onderaan de lijst. Vul minimaal een taaknaam in, kies een takenlijst (indien nodig) en klik op Aanmaken.

Taken en lijsten verslepen

Het takenbord werkt met slepen en neerzetten:

• Taak verplaatsen - sleep een taakkaart naar een andere plek in dezelfde lijst, of naar een andere lijst. Zo gebruik je lijsten als kolommen in een werkstroom, bijvoorbeeld Te doen, Bezig en Klaar.
• Lijst verplaatsen - sleep een lijst aan de titel naar links of rechts om de volgorde van het bord te wijzigen.

De nieuwe volgorde wordt direct opgeslagen. Nieuwe taken komen onderaan de lijst te staan; nieuwe lijsten komen rechts op het bord.

Een taak voltooien

De snelste manier om een taak af te vinken:

1. Zoek de taak die je wilt voltooien
2. Klik op het vakje links van de taaknaam
3. De status springt automatisch naar Voltooid en de taaknaam wordt doorgestreept weergegeven

Wil je een voltooide taak terugzetten? Klik opnieuw op het vakje. De status gaat dan terug naar In behandeling.

Taakdetails bekijken en bewerken

Klik op een taaknaam om het detailvenster te openen.

Status wijzigen

1. Klik op de huidige status (badge)
2. Kies een nieuwe status uit de lijst:
   • In afwachting - de taak staat gepland maar er is nog niet aan begonnen
   • In behandeling - er wordt actief aan gewerkt
   • Voltooid - de taak is afgerond
3. De status wordt direct opgeslagen

Wat zie je in het detailvenster?

• Status - de huidige voortgang van de taak
• Prioriteit - Laag, Gemiddeld of Hoog
• Labels - categorieën of tags die aan de taak zijn gekoppeld
• Toegewezen aan - de teamleden die verantwoordelijk zijn voor deze taak
• Deadline - de uiterste datum waarop de taak afgerond moet zijn
• Herinnering - optionele datum en tijd voor een herinnering, eventueel met een herhaalschema
• Taakbeschrijving - een uitgebreidere omschrijving van de werkzaamheden
• Activiteit - tijdlijn van aanmaken en wijzigingen (naam, status, toegewezen personen, deadline, herinnering, lijst). Bij een wijziging zie je welke velden zijn aangepast (voor / na), net als bij het klantactiviteitenlog

Wanneer je een taak voltooit, krijgen de andere toegewezen teamleden een melding. Wie je toewijst of ontkoppelt, krijgt zelf een melding — jij niet als je jezelf toewijst of ontkoppelt.

Als een taak nog geen beschrijving heeft, zie je de melding Voer een beschrijving in.

Herhalende herinneringen

Een herinnering kan zichzelf herhalen totdat de taak is voltooid:

1. Stel eerst een Herinnering in (datum en tijd)
2. Klik op het herhaalveld onder de herinnering (standaard Wordt niet herhaald)
3. Kies een schema: Dagelijks, Elke werkdag (ma - vr), Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks of Aangepast…

Met Aangepast… stel je zelf een schema samen:

• Herhaal elke - een aantal dagen, weken, maanden of jaren (bijvoorbeeld elke 2 weken)
• Herhaal op - bij een wekelijks schema kies je de weekdagen waarop de herinnering mag komen; zo sla je bijvoorbeeld het weekend over
• Eindigt - nooit, op een datum, of na een aantal keer

Valt een herinnering op een dag die je hebt uitgesloten, dan verschuift die zonder melding naar de eerstvolgende toegestane dag. De herhaling stopt vanzelf zodra de taak op Voltooid staat of het schema eindigt.

Een taak verwijderen

1. Zoek de taak die je wilt verwijderen
2. Klik op het pictogram met drie horizontale puntjes rechts van de taak

3. Kies Verwijderen in het menu

Statussen uitgelegd