Betalingsverwerking

Tillor ondersteunt verschillende manieren om betalingen te verwerken en te registreren.

Betalingen registreren

Handmatige betaling registreren

Wanneer een klant contant of via pin betaalt:

1. Ga naar de factuur die betaald moet worden
2. Klik op de knop "Betaling registreren"
3. Je ziet een pop-up met de volgende opties:
   • Betaalmethode: Contant, Pin, Overboeking, etc.
   • Bedrag: Het te betalen bedrag (standaard het volledige openstaande bedrag)
   • Datum: Wanneer de betaling is ontvangen
   • Referentie: Optionele betalingsreferentie
4. Vul de gegevens in
5. Klik op "Betaling bevestigen"

Wat gebeurt er daarna?

• De factuur wordt automatisch gemarkeerd als betaald
• Het openstaande bedrag wordt bijgewerkt
• De betaling verschijnt in de betalingsgeschiedenis
• Je ziet de betaling terug in het dashboard

Online betalingen

Betaallink versturen

Voor online betalingen kun je een betaallink naar de klant sturen:

1. Open de factuur
2. Klik op "Betaallink versturen"
3. Het systeem genereert automatisch een betaallink
4. De klant ontvangt een e-mail met de betaallink
5. De klant kan betalen via:
   • iDEAL: Nederlandse bankoverschrijvingen
   • Creditcard: Visa, Mastercard, American Express
   • Bancontact: Belgische betaalkaarten

Wat ziet de klant?

Wanneer de klant op de betaallink klikt:

1. Ze zien een overzicht van de factuur
2. Ze kunnen een betaalmethode kiezen
3. Ze worden doorgestuurd naar een beveiligde betaalpagina
4. Na betaling zien ze een bevestiging
5. Ze ontvangen automatisch een betalingsbevestiging per e-mail

Betalingsstatus volgen

In Tillor zie je de status van online betalingen:

• In behandeling: De klant heeft de betaallink geopend maar nog niet betaald
• Voltooid: De betaling is succesvol verwerkt
• Mislukt: De betaling is mislukt of geannuleerd
• Terugbetaald: De betaling is terugbetaald

SEPA-incasso's instellen

Voor terugkerende betalingen kun je automatische incasso's instellen:

Mandaat aanmaken

1. Ga naar het klantprofiel
2. Klik op "SEPA-mandaat aanmaken"
3. Je ziet een formulier waar je invult:
   • IBAN: Het bankrekeningnummer van de klant
   • Naam rekeninghouder: Naam zoals op de bankrekening
   • Mandaattype: Eenmalig of terugkerend
4. De klant moet het mandaat ondertekenen (digitaal of op papier)
5. Zodra het mandaat is ondertekend, wordt het automatisch gevalideerd
6. Je ziet een bevestiging dat het mandaat actief is

Automatische incasso uitvoeren

Zodra een mandaat actief is:

1. Ga naar de factuur die geïncasseerd moet worden
2. Klik op "Incasso uitvoeren"
3. Het systeem controleert of er een actief mandaat is
4. Je bevestigt de incasso
5. Het bedrag wordt automatisch van de rekening van de klant afgeschreven
6. Je ontvangt een bevestiging wanneer de incasso succesvol is

Incasso-status

Na het uitvoeren van een incasso zie je:

• Verzonden: De incasso is aangevraagd
• In behandeling: De incasso wordt verwerkt door de bank
• Voltooid: Het bedrag is succesvol afgeschreven
• Geweigerd: De incasso is geweigerd (bijvoorbeeld onvoldoende saldo)

Betalingsgeschiedenis bekijken

Per klant

1. Open het klantprofiel
2. Klik op het tabblad "Betalingen"
3. Je ziet een overzicht met:
   • Datum van elke betaling
   • Bedrag
   • Betaalmethode
   • Status
   • Bijbehorende factuur

Overzicht van alle betalingen

1. Ga naar Administratie > Betalingen
2. Je ziet een lijst met alle betalingen
3. Je kunt filteren op:
   • Datum
   • Betaalmethode
   • Status
   • Klant
4. Je kunt zoeken op klantnaam of factuurnummer

Op Mollie-betalingen met een gekende transactie-id zie je in het actiemenu (drie stippjes) Synchroniseren. Tillor haalt daarmee de actuele status en gegevens op bij de betaalpartner (dezelfde verwerking als bij een inkomende Mollie-webhook) – handig bij twijfel of bij een gemiste webhook.

Betalingsgroepen

Betalingsgroepen bundelen meerdere binnenkomende betalingen onder één label, zodat ze in één keer aan een geboekte factuur gekoppeld kunnen worden. Handig voor POS-shifts, tafelbetalingen, activiteiten met meerdere deelnemers, of elke situatie waar je het pas op het einde van de dag of het einde van het event wil afpunten.

Wanneer gebruiken

• POS-shift afsluiten: alle terminal-betalingen van de dag zitten in één groep, je koppelt ze aan de dag-omzetfactuur.
• Activiteit factureren: deelnemers betalen vooraf via Mollie; bij booking koppel je de hele groep aan de uiteindelijke factuur.
• Reservering met aanbetaling en saldo: aanbetaling en eindbetaling samen in een groep, in één keer toegewezen.

Belangrijkste regels

• Een groep heeft een status: Open (nog niet aan een factuur gekoppeld) of Toegewezen (al gekoppeld).
• Een groep heeft geen eigen klant. De klant wordt afgeleid van de gekoppelde factuur op het moment van toewijzing.
• Betalingen binnen een groep worden alleen in groep verplaatst. Je kan een individuele betaling die in een groep zit niet apart aan een andere factuur hangen; je werkt altijd op het groepsniveau.
• Je kan een groep enkel koppelen aan een geboekte factuur. Conceptfacturen zijn uitgesloten omdat ze nog kunnen wijzigen of verdwijnen.

Een groep aanmaken en koppelen

1. Ga naar Administratie > Betalingen.
2. Onder Betalingsgroepen staat de lijst standaard gefilterd op status Open (nog niet aan een factuur gekoppeld). Pas het filter Status aan om onder meer Toegewezen groepen te zien.
3. Klik bij een open groep in het actiemenu (drie stippjes) op "Koppelen".
4. Kies de factuur waaraan je de hele groep wil hangen.
5. Klik "Koppelen" in de pop-up. Alle betalingen in de groep worden in één actie toegewezen aan die factuur en de groep krijgt status Toegewezen.

Bevat een groep minstens één Mollie-betaling met een gekende transactie-id, dan vind je Synchroniseren naast Koppelen in hetzelfde ⋮ menu. Die actie vraagt in één keer een refresh voor alle geschikte betalingen in die groep bij de betaalpartner (zelfde verwerking als per betaling en als inkomende webhook). Dat kan zowel voor Open als Toegewezen groepen – handig bij twijfel of een gemiste webhook.

Hoe komen betalingen in een groep terecht?

• Automatisch via Mollie-metadata: jouw POS- of activiteiten-software kan bij het aanmaken van een Mollie-betaling al een tillor.paymentGroupName of tillor.paymentGroupExternalId meegeven. Tillor maakt dan bij ingestie automatisch een groep aan (of hergebruikt een bestaande open groep) en plaatst de betaling erin. Zie Mollie-metadata.
• Handmatig vanuit een betaling: open een betaling die nog geen groep en geen factuur heeft, en wijs hem toe aan een nieuwe of bestaande open groep.

Openstaande bedragen

Overzicht bekijken

1. Ga naar Facturen in het hoofdmenu
2. Klik op "Openstaand" in de filter
3. Je ziet alle facturen die nog niet volledig zijn betaald
4. Je kunt sorteren op:
   • Datum (oudste eerst)
   • Bedrag (hoogste eerst)
   • Klantnaam

Herinneringen versturen

Voor openstaande facturen kun je automatisch herinneringen versturen:

1. Selecteer de facturen waarvoor je een herinnering wilt sturen
2. Klik op "Herinnering versturen"
3. Het systeem stuurt automatisch een e-mail naar de klant
4. Je ziet wanneer de laatste herinnering is verstuurd

Veelvoorkomende scenario's

Scenario: Klant betaalt contant

1. Klant komt langs en betaalt contant
2. Je opent de factuur in Tillor
3. Je klikt op "Betaling registreren"
4. Je selecteert "Contant" als betaalmethode
5. Je bevestigt de betaling
6. De factuur wordt automatisch gemarkeerd als betaald

Scenario: Online betaling via betaallink

1. Je verstuurt een factuur naar de klant
2. De klant ontvangt automatisch een e-mail met betaallink
3. Klant klikt op de link en betaalt online
4. Je ziet in Tillor dat de betaling is ontvangen
5. De factuur wordt automatisch gemarkeerd als betaald

Scenario: Terugkerende maandelijkse betalingen

1. Je stelt een SEPA-mandaat in voor de klant
2. Elke maand genereer je een factuur
3. Je klikt op "Incasso uitvoeren" bij de factuur
4. Het bedrag wordt automatisch geïncasseerd
5. Je ontvangt een bevestiging wanneer de betaling binnen is